Такие требования содержатся в Федеральном законе от 07.06.2025 №140-ФЗ. Этот нормативный акт устанавливает обязанность оформления перевозочных документов в электронном виде для всех участников транспортного процесса независимо от сферы деятельности. На практике изменения затронут практически любой бизнес, который отправляет или получает товары, закупает продукцию у поставщиков либо привлекает стороннего перевозчика.
Минтранс определил исключения, когда можно не переходить на электронный формат:
- Перевозка грузов для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, а также специальных и воинских грузов.
- Перевозка в рамках режимов повышенной готовности и ЧС — если на территории введены режимы повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или правовой режим контртеррористической операции.
- Если у клиента отсутствует техническая возможность представить экспедитору электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы.
- Если техническая возможность отсутствует у самого экспедитора.
- Если клиент — физическое лицо, заказывает услуги для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
- Если клиентом по договору транспортной экспедиции выступает иностранное юридическое или физическое лицо.
Обязательными станут следующие типы документов:
- электронная транспортная накладная (ЭТрН);
- экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
- накладные при железнодорожных и воздушных грузоперевозках.
В связи с этим ФНС России приняты и опубликованы форматы следующих электронных документов:
- Экспедиторские документы (Приказ ФНС № ЕД-1-26/277@): поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.
- Грузовая накладная при авиаперевозках (Приказ ФНС № ЕД-1-26/276@) для участников воздушных перевозок грузов.
- Железнодорожная накладная (Приказ ФНС № КЧ-1-26/297@). Объединит данные грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Для работы в системе необходимо, чтобы перевозчик грузов был подключен к единой цифровой платформе, куда стекаются все данные о грузовых перевозках - государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Система позволяет создавать, обмениваться и хранить перевозочные документы в единой государственной базе.
Прямого доступа к ГИС ЭПД для компаний и ИП не предусмотрено. Подключение происходит через операторов, получивших аккредитацию в Минтрансе – ИС ЭПД, который опубликован на сайте Министерства транспорта Российской Федерации. Это сервис (программа, веб-платформа), который дает участникам перевозок (грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю, экспедитору) техническую возможность работать с электронными перевозочными документами: создавать их, заполнять, подписывать электронной подписью и обмениваться между собой. Оператор обеспечивает форматный контроль (чтобы документы соответствовали утверждённым ФНС шаблонам), организует роуминг с другими операторами и передаёт данные дальше.
Для перехода на электронные перевозочные документы необходимо выполнить следующие действия:
- Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников требуется получение сертификата КЭП с оформлением машиночитаемой доверенности (МЧД).
- Подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД, которые обеспечивают передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД.
- Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.
Для бизнеса использование электронных перевозочных документов имеет ряд преимуществ:
- Сокращение расходов на обслуживание печатной техники, приобретение бумажных носителей и курьерские услуги.
- Надежное хранение документов в ГИС ЭПД и у операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), исключающее возможность их утраты.
- Ускорение оплаты за перевозку в среднем на 20 дней за счет отсутствия необходимости направления бумажного оригинала транспортной накладной грузополучателю.
- Одновременная работа всех участников перевозки с единым документом, обеспечивающая синхронное появление изменений и ускорение взаиморасчетов.
- Упрощение доступа контрольно-надзорных органов к информации о перевозках и грузах, что сокращает количество запросов в адрес бизнеса.
